Optimisation des processus : outils et méthodes pour startups
En tant qu’entreprise, il est naturel de vouloir diminuer les coûts de production pour augmenter vos bénéfices. Le coût des matières premières et de la main-d’œuvre sont souvent les exemples qui viennent à l’esprit, mais il existe une autre approche pour booster vos bénéfices : l’optimisation de vos processus.
Cela peut concerner des processus internes (communication dans l’entreprise, manufacture, disponibilités, meetings, etc.) comme des processus externes (facturations, contact et suivi client, commerciaux, négociations fournisseurs, etc.). Une optimisation permet d’économiser du temps et de limiter les problèmes liés à la perte d’information. Découvrez comment une approche formative et documentée solide construit les bases indispensables à des processus sains et optimisés pour votre startup.
Formation et documentation
Un des aspects les plus fondamentaux pour élaborer et améliorer vos processus est de s’imaginer les expliquer à un nouvel arrivant dans votre entreprise. Si, assez souvent, les abréviations d’entreprise peuvent être très poussées et constituer un obstacle à la formation de nouveaux éléments, ce n’est pas cet aspect qui nous intéresse ici. Imaginez-vous davantage les questions naturelles et pertinentes qui viendraient à un esprit qui n’est pas familier avec le milieu : pouvez-vous avoir des réponses justifiées à ses interrogations ?
Avec une documentation claire et explicite, les processus se dévoilent entièrement et les aspects redondants se révèlent presque évidents. Pour vous aider à faire des choix, voici les deux questions-clefs qui devront rythmer votre optimisation : “À quoi sert cette étape ? Crée-t-elle davantage de valeur qu’elle ne nous en demande ?”
En y répondant, vous aurez un aperçu direct des flux de travail qui font battre le cœur de votre entreprise.
Vous pouvez également avoir un suivi des processus de manière instantanée avec des outils en ligne comme Trello, un tableau de bord issu du Lean Management, ou Méthode Agile en français. Pour en apprendre davantage sur cette approche relativement novatrice de la gestion de projet, nous vous recommandons de consulter le site Agile Pro, qui propose une analyse détaillée de cette méthode à part.
Comment optimiser un processus ?
L’optimisation d’un processus se déroule sur plusieurs fronts :
- Renseignez-vous auprès des personnes qui s’occupent de la tâche. Ne posez qu’une seule question : “Qu’est-ce qui vous ralentit le plus dans votre travail ?” En compilant les réponses, vous aurez un bon aperçu des points urgents à améliorer pour gagner du temps d’exécution.
- Enquêtez auprès de vos clients. Sont-ils satisfaits du service ou du produit que vous avez proposé ? Pour motiver les réponses, n’hésitez pas à proposer des réductions sur vos produits. C’est ce que font beaucoup de grandes enseignes commerciales (Carrefour, Intermarché, etc.) pour s’assurer non seulement d’obtenir des avis, mais aussi de faire revenir les clients auprès d’eux pour profiter de leur offre. D’une pierre deux coups !
- Restez à l’affût des méthodes utilisées par vos concurrents. Si un fournisseur est favorisé par les autres entreprises du marché, découvrez ce qui le rend si viable et discutez-en avec vos propres fournisseurs pour améliorer la qualité de vos produits et services.
Durant l’optimisation de vos processus, soyez prudents à ne pas retirer les éléments essentiels au bon déroulement de ces derniers : les conséquences d’un changement de processus ne se voient pas forcément immédiatement. Mettez en place des canaux de communication avec votre équipe pour vous assurer que les changements apportés ne les handicapent pas davantage, car la ligne est fine entre économie d’échelle et charge mentale trop lourde pour vos employés.
Pour que votre entreprise soit pérenne, il est indispensable que sa culture soit viable sur le moyen et long terme : ne négligez donc pas l’aspect humain pendant vos recherches. Fusionnez les étapes, supprimez-en d’autres, mais restez conscient de votre but final : avoir une entreprise novatrice qui attire les investisseurs et en laquelle les fournisseurs et les clients ont confiance. Votre image de marque doit rester aussi positive que possible pour convaincre les actionnaires que votre culture d’entreprise vaille la peine qu’on investisse dedans
